Případová studie – SPIRIT-MEDICAL

CRM systém Soft-4-Sale ve firmě SPIRIT MEDICAL spol. s r.o.

Firma SPIRIT MEDICAL spol. s r.o. zaměřuje svoji obchodní činnost na dodávky a servis vysoce specializovaných výrobků pro mikrochirurgické lékařské obory, zejména oční lékařství. Široký sortiment nabídky zahrnují diagnostické přístroje (oční ultrazvuky, pachymetry, LCD optotypy), přístroje a nástroje pro oční mikrochirurgii (kataraktovou, refrakční, vitreoretinální), nitrooční čočky, viskoelastické materiály, barviva tkání, laserové systémy, stolky pod přístroje, prostředky pro vybavení operačních sálů (myčky nástrojů s dezinfekcí), prostředky pro léčbu suchého oka a doplňky stravy.

Systém Soft-4-Sale představuje komplexní CRM řešení, které využívají převážně malé a střední firmy a slouží pro podporu hlavních firemních procesů. Účelem je pomoci řídit firmu prostřednictvím nástroje Soft-4-Sale.

V počátku bylo vedeno několik individuálních evidencí dle účelu, které byly tvořeny a udržovány různými pracovníky podle toho, kdo přicházel do styku s informacemi dle své pracovní náplně. Tyto evidence nebyly spolu navzájem nijak provázané a pro ostatní pracovníky byly i nesrozumitelné. Databáze kontaktů existovaly dle použití a témat.

Časem se ukázala nevýhoda takto vedených dat, které nebylo možné jednoduše aktualizovat a sdílet a docházelo často k duplicitě evidovaných informací.

Na základě tohoto stavu nebylo možné získávat a vyhodnocovat potřebné informace, nebylo možné sledovat žádné vazby mezi navazujícími podnikovými procesy, což vede v mnohých případech ke zdlouhavému a tudíž neefektivnímu řešení. Takovýto stav je pro další růst a vývoj firmy neudržitelný.

Cíle

Vedení společnosti rozhodlo o pořízení nového řešení, které by firmu neomezovalo v dalším růstu a dále ji podpořilo i v delším časovém horizontu. Řešení mělo být standardní, otevřené a dále rozšiřitelné a především mělo komplexně pokrývat kritické procesy společnosti.

Prioritním cílem řešení bylo nasadit nový systém CRM s následujícími kritérii:

• Umožňovat práci nad jednotnou společnou databází všech zaměstnanců (odstranění duplicitních informací, zvýšení efektivity využití dat, provázanost)
• Zpřístupnění a srozumitelnost evidovaných dat pro všechny pracovníky
• Komplexní evidence dat a informací o zákaznících
• Využití čtecího terminálu čárových kódů
• Obnova a revitalizace procesů ve společnosti ( zjednodušení procesů v rámci firmy)
• Dosažení jednotných výstupů
• Informovanost o závěrech jednání, komunikace se zákazníky (vše v jednom)
• Splňovat obecnou uživatelskou přizpůsobivost
• Dostupnost dat i mimo firmu

Řešení

Soft-4-Sale byl implementován jako základní podnikový informační systém. Nasazení systému předcházela předimplementační příprava, která definovala stávající datovou základnu a dále které činnosti řídit pomocí Soft-4-Sale. K převodu stávajících dat nebyl využit možný import na základě rozhodnutí vedení firmy. Data byla do informačního systému zavedena ručně, a to z důvodu vyčištění databáze kontaktů a zboží od nepotřebných údajů a nastavení systému evidence.

Paralelní činností v této době, byla nutnost zajistit i odpovídající HW vybavení se všemi síťovými prvky pro bezproblémový chod aplikace v následujícím období.

Funkce, které v té době měl Soft-4-Sale, byly stěžejní a dostačující pro pokrytí většiny firemních procesů, některé funkce a prvky byly upraveny dle aktuálních potřeb při počáteční implementaci. Ostatní požadavky na systém vyplynuly až ze samotného používání a byly řešeny pomocí zákaznických úprav. Pomocí „customizace“ byly v průběhu používání implementovány nové detailní a specifické požadavky zadavatele.

Školení probíhalo v několika fázích, které by šly rozdělit do následujících kategorií:

• Základní uživatelské + základní pro správce systému
• Specializované (pro jednotlivé pracovníky společnosti dle oboru činnosti – obchod, logistika, vedení)
• Práce se čtecím terminálem čárových kódů

V období školení bylo nutné přesně definovat tok firemní procesů v rámci informačního systému, aby bylo využití systému optimální.

S nasazením nového systému nebyl problém týkající se přizpůsobivosti pracovníků společnosti, výhody využití systému (včetně úspory času u každodenních činností) byly pracovníkům zřejmé.

Takto to byl primárně systém zprovozněn na lokální LAN síti, a také jako terminálová aplikace na serveru z důvodu online dostupnosti systému uživatelům.

Přínosy

Jelikož je systém Soft4-Sale využíván ve společnosti krátce, bude možné celkově zhodnotit přínosy zavedeného IS až v delším časovém horizontu. Už teď lze ale říci že zavedením nového řešení IS dosáhla firma posunů ke zkvalitnění řízení společnosti a k provázání informací.

Zejména se jedná o:

• Komplexní evidence zákazníků
• Ucelené sledování obchodních případů důležitých pro sledování a vyhodnocování obchodních případů
• Komplexní evidence servisní činnosti, včetně plánování pravidelných servisních prací
• Snazší výměna informací mezi jednotlivými pracovníky
• Ocenění možnosti komunikace s ostatními produkty MS Office, kam lze zařadit vytváření emailových zpráv, přenos podkladů do MS Excel
• Centralizované spravování informačního systému a umožnění online přístupu k datům
• Nezanedbatelnou výhodou jsou úpravy informačního systému „na míru“ zadavatele

Počet uživatelů:

• 9 současně pracujících

Využívané oblasti informačního systému:

• Marketingový proces
• Nabídky
• Obchodní proces
• Řízení skladů a skladové hospodářství
• Čtečky a čarové kódy
• Strategie

SW produkty a technologie:(v době implementace)

• Microsoft Windows Server 2008
• Microsoft Windows XP / Vista / 7
• Microsoft Office 2007/2010
• IS Soft-4-Sale