Soft-4-Sale ve firmě DISA v. o. s.
Systém Soft-4-Sale představuje komplexní CRM řešení, které využívají převážně malé a střední firmy a slouží pro podporu hlavních firemních procesů. Účelem je pomoci řídit firmu prostřednictvím nástroje Soft-4-Sale.
V samém prvopočátku byly k dispozici pouze tištěné formuláře, poté bylo využito elektronických formulářů, které přišly s prvním balíkem MS Office (Excel). Relativně brzy se ukázala nevýhoda takto využívaných formulářů, která spočívala v nemožnosti vyhodnocování a získání potřebných informací pro další rozhodnutí. Nebylo možné sledovat žádné vazby mezi navazujícími podnikovými procesy. Každá divize pracovala pouze se svými informacemi se kterými přicházela do styku v rámci své pracovní náplně. V případě potřeby bylo nutné veškeré záležitosti řešit pomocí telefonů, faxů, což bylo velice zdlouhavé a především neefektivní a získané informace nebyly vždy kompletní a navíc často docházelo k duplikování informací jednotlivých divizí. Řada klíčových firemních procesů probíhala bez využití moderních technologií, ale pouze formou ručního zpracování, což s postupným růstem firmy bylo dlouhodobě neudržitelné.
Cíle
Vedení společnosti rozhodlo o pořízení nového řešení, které by firmu neomezovalo v dalším růstu a dále ji podpořilo i v delším časovém horizontu. Řešení mělo být standardní, otevřené a dále rozšiřitelné a především mělo komplexně pokrývat kritické procesy společnosti.
Prioritním cílem řešení bylo nasadit nový systém CRM s následujícími kritérii:
- Umožňovat práci nad jednotnou společnou databází všech divizí (odstranění duplicitních informací a zvýšení efektivity využití dat).
- Nabídnout možnost práce obchodníků, servisních techniků mimo dosah LAN.
- Zjednodušit procesy v rámci firmy, prolínání činností jednotlivých divizí.
- Poskytovat dostatečné možnosti pro možný nárůst počtu klientů i lokalit.
- Umožňovat dostatečnou míru přizpůsobení na specifické potřeby zadavatele.
- Splňovat obecnou uživatelskou přizpůsobivost a spolupracovat s prostředím Microsoft Office.
Řešení
Soft-4-Sale byl implementován na centrále jako základní podnikový informační systém. Nasazení systému předcházela předimplementační příprava, která definovala stávající datovou základnu a dále které činnosti řídit pomocí Soft-4-Sale. K převodu dat byl využit jednorázový import. A to z následujících zdrojů:
- Do té doby využívaný účetní systém MRP
- Tabulky v prostředí MS Excel
- Kontakty z MS Outlook
Paralelní činností v této době byla nutnost zajistit i odpovídající HW vybavení se všemi síťovými prvky pro bezproblémový chod aplikace v následujícím období.
Funkčnost, kterou v té době měl Soft-4-Sale, byly stěžejní a dostačující pro pokrytí většiny firemních procesů. Ostatní požadavky na systém vyplynuly až ze samotného používání a byly řešeny pomocí tzv. „customizace“. Pomocí „customizace“ byly v průběhu používání implementovány nové detailní a specifické požadavky zadavatele.
Školení probíhalo v několika fázích, které by šly rozdělit do následujících kategorií:
- Základní uživatelské + základní pro správce systému
- Specializované (pro jednotlivé divize, kde došlo ke sloučení ze 4 na 2 a to obchodní a servisní)
V období školení bylo místy těžké přesvědčit uživatele, že nasazení nového systému může být pro ně přínosem. Jako klíčové pro nasazení nového systému se ukázala zejména schopnost vedení společnosti přesvědčit zaměstnance o nutnosti přechodu na nový systém s tím, že dojde k úspoře času u každodenních rutinních činností. To mělo za následek, že potom se i snaha většiny uživatelů naučit se novým návykům a pochopit vazby uvnitř v novém informačním systému rapidně zvýšila.
Takto byl primárně systém zprovozněn na lokální LAN síti. V průběhu dalších měsíců se však ukázala nutnost rozšířit systém i pro obchodní cestující a následně pro servisní techniky – a to pomocí takzvaných replikací. Modul Replikace řeší situaci, kdy je systém nainstalován na několika různých lokalitách, které mezi sebou nejsou propojeny on-line, ale potřebují si vyrovnávat stavy informací mezi jednotlivými databázemi.
Posledním výrazným krokem byla potřeba navázat nový informační systém na účetní program, takže bylo nutné připravit převodový most, který přebírá obchodní doklady z informačního systému do účetního programu, kde dochází pouze k zaúčtování dokladů.
Přínosy
Zavedením nového řešení dosáhla firma významných posunů ke zkvalitnění řízení všech divizí a k provázání informací.
- Došlo ke splnění cílů, které si firma vytyčila jako prioritní.
- Ucelené sledování obchodních případů, které jsou stěžejní pro sledování a vyhodnocování úspěšnosti obchodních případů silná vazba na marketingové a analytické nástroje.
- Zvýšení kvality péče o zákazníka díky systematizaci informací o obchodních partnerech a jejich snazší výměně informací mezi jednotlivými pracovníky.
- Ocenění možnosti komunikace s ostatními produkty MS Office, kam lze zařadit vytváření e-mailových zpráv, přenos podkladů do MS Word, MS Excel.
- Došlo k výraznému zrychlení oběhu a předávání dokladů uvnitř společnosti.
- Je umožněno centralizované spravování informačního systému a nezanedbatelnou výhodou jsou úpravy informačního systému na míru zadavatele.